Документы от поставщиков и покупателей

Чек-лист по 60 и 62 бухгалтерскому счету при принятии документов:

  • печати и подписи с двух сторон в документах. Принимающей и передающей стороны;
  • в накладных, актах, УПД без доверенности имеет права подписывать только директор, на остальных лиц должны быть прикреплены только доверенности. Тогда печать со стороны контрагента не ставится, прикрепляется только доверенность и подпись уполномоченного лица;
  • если товар доставляется сторонним транспортом обязательно запрашивать товаросопроводительные документы: CRM, ТТН. Обязательно проверять в документах отражение данных автомобиля;
  • в конце квартала, начиная с 15 числа последнего месяца сверять наличие документов на приход и расход с данными бухгалтерского учета: наличие с подписями ответственных лиц УПД, накладных, счетов фактур. Сверить количество и суммы, указанные в документах с аналогичными показателями, отраженными в учете. В случае ошибок или расхождения уведомлять лиц ответственных за поступление первичных документов.
  • в конце квартала обязательно запрашивать начиная с 15 числа акты сверки по существенным оборотам с покупателями и поставщиками, в случае расхождения ставить в известность ответственных лиц. По контрагентам имеющими несущественный оборот, либо нерегулярные поставки или отгрузки достаточно иметь один акт сверки в конце года, либо в течении года.
 

Для персонала работающему с договорами:

 
  • на все сделки: отгрузки или поставки должны иметься договора. К договорам должен быть собран в обязательном порядке пакет документов: паспорт директора (иное лицо указанное в уставе общества имеющее право действовать без доверенности), последние налоговые декларации по ндс и налогу на прибыль заверенные контрагентом с отметками или протоколами о приеме в ФНС, доверенность и паспорт подписанта договора, если это не лицо имеющее действовать без доверенности по уставу. От компаний на УСН требовать декларации по УСН годовые и последний расчет по страховым взносам;
  • запрашивать самостоятельно онлайн выписку ЕГРЮЛ с ресурсов ФНС и сравнивать информацию, предоставленную контрагентом с информацией, отраженной в выписке. Обращать внимание на записи в реестре об недостоверности адреса, массовости директора, предстоящей ликвидации юридического лица. В случае обнаружения этих фактов немедленно ставить руководство в известность.

Related Articles